Sprawozdania finansowe spółki handlowej?

Sprawozdania finansowe

spółki handlowej

Sprawozdania finansowe spółki handlowej?

Dokumentacja w firmie to jedna z najważniejszych kwestii, jeżeli działalność ma być prowadzona zgodnie z prawem i aby nie powstał chaos w finansach. Szczególnie będzie to ważne dla spółek, które muszą składać w odpowiednim czasie sprawozdania finansowe. Obowiązek taki wynika bezpośrednio z ustawy o rachunkowości, a dokument taki bardzo dużo mówi o aktualnej kondycji finansowej konkretnego przedsiębiorstwa.

Sprawozdawania takie tworzone są dla celów wewnętrznych firmy, ale nie tylko, ponieważ będą przekazywane do KRS-u (Krajowy Rejestr Sądowy). Poza tym dokumenty takie trafiają również do organów podatkowych, a wszystkie osoby, które są zainteresowane konkretną spółką, mają dostęp do tych sprawozdań dzięki portalowi Ministerstwa Sprawiedliwości.

Kto powinien składać sprawozdania finansowe?

Czym więc będzie w praktyce sprawozdanie finansowe i kogo będzie dotyczyć? Jest to po prostu dokument, który będzie zawierać zestawienia liczbowe wyników finansowych firmy. Pamiętajmy też, że sprawozdanie takie będzie sporządzane przez cały rok podatkowy i powinno być stale aktualizowane. Zgodnie z przepisami finansowe sprawozdania muszą być składane przez tych wszystkich przedsiębiorców, którzy są wpisani do KRS.

Są też jednak pewne wyjątki od tej reguły. Przykładem będą wspólnicy spółek jawnych, a także spółek partnerskich, gdy przychody netto za poprzedni rok są niższe w danej spółce od równowartości 2 milionów euro. Sprawozdania nie muszą być także składane, gdy firma taka nie prowadzi ksiąg rachunkowych. Jednocześnie też wówczas podmiot taki musi złożyć oświadczenie, w którym stwierdza się, że nie istnieje obowiązek sporządzania, a także składania rocznego sprawozdania finansowego spółki. Tego rodzaju oświadczenia muszą być składane maksymalnie 6 miesięcy po zakończeniu roku podatkowego.

Kluczowe kwestie, które powinniśmy brać pod uwagę w związku z takimi sprawozdaniami to:

sprawozdanie sporządza się

według dnia bilansowego spółki;

jest to zbiór

dokumentów potwierdzających wyniki gospodarcze;

dokumenty wymagane

do złożenia w sprawozdaniu są wskazane w ustawie o rachunkowości;

sprawozdanie możemy

aktualnie składać tylko drogą elektroniczną.

Czymś nowym w tych wymaganiach jest na pewno ostatni powyżej wskazany podpunkt. Kiedyś, bowiem sprawozdania mogły być składane stacjonarnie w sądzie rejestrowym. Obecnie możemy to jednak zrobić tylko i wyłącznie w formie online.

Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego?

Tak jak w przypadku innych dokumentów, zawsze należy pilnować terminów, ponieważ w innym wypadku może się to wiązać z karami. Warto też przypomnieć, że obowiązujące aktualnie przepisy nie biorą pod uwagę żadnych wyjątków, jeżeli chodzi o obowiązek składania sprawozdania. Nie mają więc absolutnie żadnego znaczenia różne sytuacje losowe takie jak awaria systemów, brak prądu lub sytuacje zdrowotne. Bez względu więc na to, z jakich powodów nie złożylibyśmy sprawozdania finansowego, grozić nam mogą takie przykre konsekwencje jak:

grzywna nałożona, na przykład na członka zarządu;
postępowanie przymuszające;
kara ograniczenia wolności dla członka zarządu nawet do 2 lat;
ustanowienie kuratora;
rozwiązanie spółki i wykreślenie podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego.

W sytuacji, gdyby jakaś spółka nie złożyła sprawozdania będzie wezwana przez KRS do tego, aby w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia przekazać dokument.

Zwróćmy uwagę, że przepisy są tu dosyć restrykcyjne, ponieważ w sytuacji, gdy pomimo wezwania nie zostały złożone roczne sprawozdania za 2 kolejne lata obrotowe, to w takich okolicznościach sąd z urzędu orzeknie o rozwiązaniu spółki. Jednocześnie też procedura ta będzie zrealizowana bez postępowania likwidacyjnego. Oczywiste więc jest, że o terminach na pewno warto pamiętać.

Sprawozdanie finansowe – do kiedy musi być sporządzone?

Termin, który spółki mają na przygotowanie sprawozdania, to licząc od dnia bilansowego 3 miesiące. W konsekwencji więc dokument powinien być gotowy najpóźniej do 31 marca w sytuacji, gdy rok obrotowy będzie się pokrywać z kalendarzowym. Obowiązek przygotowania sprawozdania finansowego terminowo spoczywa na barkach kierownika jednostki, czyli właśnie na przykład wspomnianego członka zarządu.

Natomiast zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego musi być wykonane maksymalnie do 6 miesięcy, licząc od dnia bilansowego. Dokonywać będzie tego, na przykład zgromadzenie wspólników jako uprawniony organ. Gdy rok obrotowy będzie się pokrywać z kalendarzowym, to wówczas czas na zatwierdzenie mija 30 czerwca.

Tak więc dokument musi być sporządzony do 31 marca 2023, a zatwierdzony do 30 czerwca 2023.

Podpis na sprawozdaniu finansowym

Samo przygotowanie dokumentu to jednak nie wszystko, ponieważ czekać będzie na podpis. On dopiero nadaje moc prawną dokumentowi. Sprawozdanie finansowe spółki podpisywać będzie kierownik jednostki, a także osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przypomnijmy, że w tym kontekście w ubiegłym roku przepisy uległy zmianie. Mianowicie sprawozdanie finansowe od 1 stycznia 2022 roku podpisane może być tylko przez jednego członka zarządu. Dzieje się tak, gdy zarząd będzie wieloosobowy. Aby jednak można było skorzystać z takiej możliwości, niezbędne będą oświadczenia pozostałych członków zarządu, które stwierdzają, że sprawozdanie spełnia wszelkie wymagania, które są zgodne z ustawą o rachunkowości. Gdy spółka korzysta z takiego rozwiązania, to sprawozdanie najpierw musi być podpisane przez członka zarządu, a potem przez głównego księgowego. Może to być osoba, która miała obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Następnie dokument jest przekazywany do członków zarządu, którzy składają na nim podpisy.

Jak przebiega składanie sprawozdania finansowego do KRS?

Sama procedura składania sprawozdania nie będzie skomplikowana. Możemy to jak wspomnieliśmy zrobić tylko drogą elektroniczną, a żeby się tak stało, założone musi być konto na portalu e-KRS. Wówczas możemy dopiero przesłać przygotowany dokument bezpłatnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) lub przez system S24. Pamiętajmy, że zgłoszenie będzie realizowane przez osobę, która jest uprawniona do reprezentacji spółki i której PESEL jest jawny w KRS. Poza tym sprawozdanie finansowe w formie cyfrowej musi być podpisane potwierdzonym profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym Dotyczy to kierownika jednostki i osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych.