Księgowość spółki z o.o. a JDG

/ Podatki / By

Księgowość dla spółki z o.o. a JDG

Księgowość dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Czym różni się od księgowości dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą?

Księgowość dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Czym różni się od księgowości dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą?

Księgowość jest zdecydowanie ważnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. W dzisiejszych czasach coraz to więcej osób planuje założyć własną firmę, dlatego ważne jest, aby zrozumieć różnice w prowadzeniu księgowości pomiędzy różnymi formami działalności. W tym artykule wyjaśnimy, czym różni się księgowość dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością od księgowości dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą.

Księgowość dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą

Jednoosobowa działalność gospodarcza to taka forma prowadzenia biznesu, w której właściciel występuje jako jedna osoba. W tym przypadku księgowość prowadzi właściciel lub zewnętrzny księgowy. Właściciel jest odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji finansowej, w tym faktur i rachunków. Ponieważ jest jedynym pracownikiem, proces księgowania jest zazwyczaj prosty i nie wymaga skomplikowanych procedur. Wymagana jest jedynie znajomość podstawowych zasad księgowości oraz umiejętność obsługi programów komputerowych. 

W szczególności przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mają wybór pomiędzy pełną księgowością a uproszczoną księgowością. Opcja ta dotyczy jednak tylko tych przedsiębiorców, których przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w poprzednim roku obrotowym był niższy niż równowartość w walucie polskiej 2.000.000 euro. Jeśli zatem ich roczny przychód wynosi 2 mln euro lub więcej, są zobowiązani do prowadzenia pełnej księgowości (w przeciwnym razie nie mają takiego obowiązku).

Na czym polega księgowość w spółce z o.o.?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to kolejna forma działalności gospodarczej, w której uczestniczy co najmniej dwóch wspólników. W tym przypadku proces księgowy jest bardziej złożony niż w przypadku działalności jednoosobowej. Partnerzy są odpowiedzialni za prowadzenie dokumentacji finansowej, ale mogą również zatrudnić zewnętrznego księgowego, który będzie prowadził księgowość i wypełniał podatki w imieniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Kierowanie spółką z o.o. wymaga bardziej rygorystycznych i surowych zasad rachunkowości niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, co może być bardziej kosztowne. 

Przede wszystkim księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest zdecydowanie bardziej zawiła. Wspólnicy muszą zarządzać wszystkimi transakcjami i operacjami finansowymi, w tym fakturami, rachunkami bankowymi, listami płac, podatkami i innymi zobowiązaniami finansowymi. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w księgach, spółka z o.o. może ponieść konsekwencje finansowe i prawne. 

Ponadto rachunkowość spółki z o.o. obejmuje pełną ewidencję finansowo-księgową, w tym księgi handlowe, księgi rachunkowe, bilanse oraz rachunki zysków i strat. Spółki z o.o. muszą prowadzić ewidencję VAT oraz ewidencję środków trwałych czy wartości niematerialnych oraz prawnych. 

W Polsce spółki z o.o. są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz w związku z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych.

Księgi przychodów i rozchodów a księgi pełne

Osoby prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek, przy zamykaniu ksiąg rachunkowych zazwyczaj przygotowują księgę przychodów i rozchodów. Jest to uproszczona księga rachunkowa działalności gospodarczej. W księdze przychodów i rozchodów wymienia się m.in. następujące dane:

  • Przychody uzyskane ze sprzedaży;
  • Wszystkie wynagrodzenia, płace i inne wydatki poniesione w związku z działalnością gospodarczą;
  • Przychody nie związane bezpośrednio z działalnością gospodarczą;
  • Zakupy towarów handlowych i materiałów oraz koszty uboczne związane z tymi zakupami;
  • Wydatki na badania i rozwój.

Należy zaznaczyć, że możliwe jest prowadzenie uproszczonej księgowości w formie księgi przychodów i rozchodów. Zaliczają się do nich osoby fizyczne osiągające dochody z pozarolniczej działalności gospodarczej i przestrzegające zasad ogólnych jako formy opodatkowania dochodów lub wybierające opodatkowanie liniowe, jak:

  • spółki jawne osób fizycznych;
  • spółki partnerskie; 
  • spółki cywilne osób fizycznych.

Ponadto muszą one spełniać wspomniane już kryteria przychodu netto nieprzekraczającego równowartości 2 000 000 euro ze sprzedaży towarów, produktów i transakcji finansowych w poprzednim roku obrotowym.

W pozostałych przypadkach podmioty te zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych, zwanych potocznie pełną księgowością, niezależnie od rodzaju firmy. Oprócz osób fizycznych i firm przekraczających roczny limit przychodów, obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych dotyczy spółek kapitałowych – spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i komandytowo-akcyjnych.

Jakie są podstawowe obowiązki związane z prowadzeniem pełnej księgowości dla działalności gospodarczej?

Wszystkie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych, które są zapisem wszystkich transakcji gospodarczych związanych z przedsiębiorstwem. Księgi rachunkowe są podsumowaniem wszystkich zdarzeń gospodarczych, które miały miejsce w firmie. Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi muszą składać się z następujących elementów:

  • księgi dzienników; 
  • księga główna; 
  • księga pomocnicza;
  • wykazu obrotów i sald kont w księdze głównej oraz wykazu sald kont w księgach pomocniczych;
  • wykazu aktywów i pasywów.

Konieczność sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego dla KRS Osoba zarządzająca spółką z ograniczoną odpowiedzialnością musi sporządzić za każdy rok obrotowy sprawozdanie finansowe, obejmujące: 

  • bilans;
  • rachunek zysków i strat;
  • dodatkowe informacje.

Wszystkie dokumenty składane są w formie elektronicznej do KRS. W przypadku spółek, których sprawozdanie finansowe musi zostać zbadane, do sprawozdania należy dołączyć dodatkowy rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale własnym. Spółka jest do tego zobowiązana, jeśli w poprzednim roku obrotowym spełniała co najmniej dwa z trzech następujących warunków:

  • suma aktywów w bilansie na koniec roku obrotowego stanowi równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro;
  • średnia roczna liczba pracowników musi wynosić co najmniej 50;
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz działalności finansowej w roku obrotowym wynoszą co najmniej 5.000.000 EUR w walucie polskiej.

Korzyści spółek z o.o. z rzetelnie prowadzonej księgowości

Obowiązek lub chęć prowadzenia pełnej księgowości często wiąże się z dodatkowymi kosztami. Oczywiście dostępne są funkcjonalne i łatwe w obsłudze programy księgowo- podatkowe, jednak wielu przedsiębiorców nadal woli korzystać z usług profesjonalnego księgowego.

Prowadzenie księgowości dla spółek z o.o. jest bardziej złożone i skomplikowane niż dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Wymaga doświadczenia, czasu i zaangażowania ze strony przedsiębiorcy. Zlecenie prowadzenia księgowości spółki z o.o. zewnętrznej profesjonalnej księgowej nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za prawidłowość rozliczeń, ale daje pewność, że księgowość jest prowadzona rzetelnie i prawidłowo.