Co można wrzucać w koszty firmy?

/ Podatki / By

Co można wrzucać w koszty firmy?

Wydatki związane

z działalnością gospodarczą

Wydatki związane z działalnością gospodarczą

Wszyscy przedsiębiorcy, którzy korzystają z metody rozliczania się skalą podatkową lub liniowo dążą do tego, aby mieć jak najwięcej kosztów uzyskania przychodów. Im więcej kosztów działalności gospodarczej, tym niższa podstawa opodatkowania, od której obliczany jest podatek dochodowy. Warto zatem ewidencjonować jak najwięcej wydatków.

Przede wszystkim, aby rozpocząć działalność gospodarczą, trzeba będzie dokonać pewnych inwestycji, więc od samego początku pojawią się wydatki. Koszty te mogą być rejestrowane na paragonach lub fakturach VAT, tak aby można je było ująć w deklaracji podatku dochodowego. Rejestrowanie wydatków na działalność gospodarczą może zmniejszyć kwotę podatku, którą trzeba zapłacić do urzędu skarbowego. Dzieje się tak dlatego, że podstawą do obliczenia tego podatku jest dochód, a nie przychód. Dochód to nic innego jak przychody pomniejszone o koszty.

Przeczytaj ten artykuł zanim zakwalifikujesz dany wydatek do kosztów.

Co wchodzi w skład kosztów firmy?

Koszty firmy to wszystko, co jest potrzebne do jej utrzymania i rozwoju. Mogą się one wahać od kosztów niezbędnego sprzętu i usług po potrącenia na wynagrodzenia pracowników. Konkretny wybór kosztów będzie zależał od rodzaju działalności. Istnieje kilka podstawowych kategorii, które mogą obejmować koszty:

Wynagrodzenia:

Jedną z najważniejszych pozycji kosztów dla firmy jest wynagrodzenie pracowników. Obejmuje to stałe pensje i pensje w niepełnym wymiarze godzin, a także premie i świadczenia, takie jak urlop i opieka medyczna.

Zakupy i wyposażenie:

Kolejną ważną pozycją kosztów jest zakup i utrzymanie sprzętu potrzebnego do wykonywania pracy. Obejmuje to wszystko od komputerów, drukarek, oprogramowania, sprzętu biurowego, mebli i materiałów biurowych.

Usługi:

Wydatki związane z usługami obejmują wszystko, od mediów do płacenia dostawcom usług, takich jak dostawcy usług internetowych. Obejmują również usługi takie jak księgowość, prawo, marketing i reklama.

Podatki:

Jednym z najważniejszych wydatków ponoszonych przez firmę jest płacenie podatków. Podatki obejmują podatek dochodowy, podatek od nieruchomości, sprzedaży, usług i wszelkie inne podatki nakładane przez rząd.

Rozwój:

Rozwój firmy może obejmować szereg kosztów, od badań i rozwoju po szkolenia i edukację. Obejmują one opłaty za konferencje, kursy językowe i inne formy edukacji.

Inne:

Wydatki, które nie pasują do powyższych kategorii, obejmują koszty podróży, transportu i zakwaterowania. Uwzględnia się również usługi sprzątania i utrzymania domu oraz wydatki na zakupy.

Ogólnie rzecz biorąc, wydatki firmowe mogą obejmować koszty od podstawowego sprzętu i usług do wynagrodzeń pracowników, podatków i kosztów rozwoju. Aby znaleźć odpowiedź na pytanie, co można zaliczyć do wydatków firmy, ważne jest, aby zrozumieć, jakie koszty firma potrzebuje, aby działać i rozwijać się.

Jaką dokumentację należy prowadzić w celu rozliczenia kosztów poniesionych przez firmę?

W celu rozliczenia kosztów obciążających firmę należy przechowywać następujące dokumenty:

  • Faktury – są najważniejszym dokumentem potwierdzającym wydatki spółki lub firmy. Faktury powinny zawierać wszystkie szczegóły dotyczące zakupów i płatności.
  • Wyciąg bankowy – potwierdza, że firma zapłaciła za zakupione towary.
  • Należy również przechowywać umowy lub kontrakty podpisane na świadczenie usług lub zakup towarów.
  • Jeżeli pracownik dokonuje zakupu na rzecz firmy, należy uzyskać paragony potwierdzające wydatek.
  • Pokwitowania zakupu zawierają szczegóły dotyczące zakupów i również powinny być przechowywane.
  • Jeśli podróż służbowa wymaga wydatków, należy zachować dokumenty potwierdzające wszystkie wydatki związane z podróżą.

Przechowywanie powyższej dokumentacji umożliwi firmie zarejestrowanie wydatku. Jest to konieczne, aby firma mogła skutecznie obliczyć podatek i właściwie udokumentować koszty.

Wydatki w firmach. Jakie są obowiązujące przepisy i regulacje prawne?

Wydatki w firmie są nieodłącznym składnikiem rozwijania działalności gospodarczej. Dlatego ważne jest, aby firma przestrzegała obowiązujących przepisów dotyczących korzystania z wydatków. Przepisy te gwarantują, że wszystkie wydatki ponoszone przez firmę są uzasadnione i zgodne z obowiązującymi przepisami.

Wykorzystanie wydatków:

Wydatki wykorzystywane przez firmę muszą być zgodne z celem i misją firmy. Wszystkie wydatki muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami. Ponadto, wszystkie poniesione wydatki muszą być udokumentowane w postaci faktur i rachunków.

Ustalenie limitów:

Przedsiębiorstwa muszą ustalić limity dla wszystkich wydatków. Dzięki ustaleniu odpowiednich limitów przedsiębiorstwa mogą lepiej kontrolować wydatki i zapobiegać przekraczaniu kosztów.

Rejestrowanie wydatków:

Wszystkie wydatki wykorzystywane przez przedsiębiorstwo powinny być rejestrowane w systemie księgowym. Ważne jest również, aby wszystkie dokumenty księgowe były przechowywane w bezpiecznym i dostępnym miejscu.

Monitorowanie wydatków:

Przedsiębiorstwa powinny monitorować wszystkie wydatki, aby zapewnić ich zgodność z obowiązującymi przepisami i realizację celów firmy. Monitorowanie wydatków pomaga firmom lepiej zarządzać wydatkami i zapobiegać przekraczaniu kosztów.

Z perspektywy podatku dochodowego,  im więcej wydatków, tym lepiej. Niestety, nie wszystkie wydatki można traktować jako koszty.

Nie wszystkie wydatki mogą być traktowane jako koszty

Warto wiedzieć, że prawo podatkowe, a także przepisy o podatku dochodowym od osób fizycznych określają, które wydatki nie tworzą kosztów uzyskania przychodów. W szczególności wymienia się następujące z nich:

  • Koszty na modernizację środków trwałych.
  • Wydatki na spłatę kredytów i innych zobowiązań.
  • Koszty reprezentacyjne.
  • Podatki dochodowe od spadków i darowizn.
  • Składki na fundusze ubezpieczeń społecznych, fundusze pracy i inne fundusze specjalne.
  • Grzywny i kary.

Pełna lista wydatków, które nie są kosztami uzyskania przychodów znajduje się w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przede wszystkim ważne jest, aby firmy przestrzegały obowiązujących przepisów dotyczących wykorzystania wydatków. Przepisy te zapewniają, że wszystkie koszty ponoszone przez firmy są uzasadnione i zgodne z obowiązującymi przepisami. Ponadto firmy muszą ustalić limity wszystkich wykorzystywanych wydatków, rejestrować wszystkie wykorzystywane wydatki w swoich systemach księgowych i monitorować wszystkie wydatki pod kątem zgodności z aktualnymi przepisami. Warto więc w odliczeniach uwzględniać tylko te pozycje, które są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością. Dzięki temu, nawet jeśli dojdzie do kontroli, nie trzeba obawiać się nieprzyjemnych konsekwencji.